摘要:疫情之下,现代服务业呼唤精细化财务管理

疫情之下,精细化财务核算能否帮助企业渡过难关? | 爱分析访谈-爱分析ifenxi

调研 | 黄勇 冯伟 撰写 | 田晟宇 冯伟

疫情之下,企业资金流紧张,精细化的财务核算成为解决企业经营困难的重要手段。在国家推行电子发票的政策红利下快速崛起的报销费控SaaS平台易快报,将如何通过“业财一体化”助力现代服务业的精细化财务核算?

企业降本增效和电子发票普及,两大因素助推报销费控SaaS

疫情期间,企业普遍面临着极其沉重的资金压力,过去偏重于事后控制的粗放式报销和费用管理模式,已经不能适应当下企业“精打细算”渡过难关的需求。如何将企业费控管理流程与业务流程进行深度融合,从而实现财务精细化管理,已成为企业降本增效过程中亟待解决的问题。

此外,许多员工不能正常到单位复工,越来越多的企业采取线上远程办公。在这样的背景下,过去传统的纸质发票的贴票流程,已经难以满足远程办公、移动办公的需求,给疫情期间企业的财务管理带来了困难,这就让电子发票的价值更加凸显。

自2013年中国首张电子发票开具以来,电子发票开具数量经历了高速的增长。数据显示,2018年中国电子发票开具数量高达32.7亿张,相比于2017年增长257.1%。

尽管电子发票普及速度如此之快,企业在报销流程中对电子发票的认可程度仍然存在较大提升空间。原因之一是企业缺乏有效对电子发票进行在线查验、查重及存档的手段,无法实现基于电子发票的闭环报销流程。

易快报是国内领先的报销费控SaaS平台,其提供的在线化报销流程能够帮助企业有效解决疫情期间的线上报销难题,其面向“业财一体化”的精细化财务核算手段还能够帮助企业有效提升疫情期间的财务管理效益。

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立足于电子化报销流程,逐步走向“财务中台”

易快报创始人兼CEO马春荃先生曾担任用友U8服务事业部总经理,因充分洞悉因企业报销与费用管控而带来的痛点,于2014年11月成立北京合思信息技术有限公司。2015年6月“易快报”产品正式发布上线,基于SaaS服务模式进军企业报销费控领域。

目前,成立五年多的易快报目前已成长为报销费控领域的头部企业。易快报主要从以下三个方面解决企业报销和费控过程中的痛点:

1.针对电子发票报销的痛点,易快报实现了订购、报销、支付、记账的全电子化流程,完全替代纸质发票和单据的审批阶段,并通过对接国税发票查验电子底账系统,实现对电子发票的查验、查重和归档管理,避免虚假报销和重复报销。

2.服务型企业普遍缺乏ERP这样的财务精细化核算管理平台。核算周期结束时,财务人员往往采用集中誊抄的办法形成流水账,并录入财务系统。这样的记账方式不但损失了大量关于费用去向的细节信息,也难以对预算制定和费用支出过程进行指导和管控。

针对此类痛点,易快报提出了“业财一体化”的概念,将财务数据融入企业业务维度,进行更细粒度的核算,有效帮助企业在财务层面调整经营策略,从而提升企业“组织在线”的能力。

3.CRM、ERP、OA、企业滴滴、携程商旅等不同平台之中的数据孤岛已经成为企业费控和降本增效过程中的突出瓶颈。因此,易快报将能力逐步扩展至“财务中台”,企业可通过OpenAPI,将易快报的功能模块与CRM、ERP、OA等业务系统进行无缝整合,并将业务系统中的数据以财务核算视角深度整合到易快报中,帮助企业实现统一的财务管理。

此外,针对员工差旅的需求,易快报整合了企业滴滴、饿了么、携程商旅、同程艺龙等第三方企业消费平台,实现差旅消费的统一支出。针对财务部门的支付需求,易快报可实现单据直接驱动网银付款。针对财务部门的记账需求,易快报可通过标准化插件,连接用友、金蝶等专业财务软件,实现一键导入并生成财务凭证。

针对员工移动办公需求,易快报与钉钉、云之家等知名移动办公平台达成战略合作伙伴关系,以小程序的方式入驻其应用商城。

面对2020年初突发的新冠肺炎疫情,易快报反应迅速,通过为新老客户延长服务期、捐赠二月份新客户的全部收入等举措来助力抗击疫情,同时通过大力发展线上财务直播大课、线下联合区域合作伙伴进行获客,配合宝贵的内部培训和制度建设,在疫情过后将获得市场先机,进一步扩大已有优势。

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近日,爱分析专访易快报创始人马春荃,就易快报的业务发展情况进行交流。现将精彩内容摘录如下。

疫情挑战企业财务管理能力,报销费控需求迫切

爱分析:疫情对客户的主要影响体现在哪些方面?

马春荃:影响主要体现在现金流上面,企业在1月到2月份之间收入本来就比较少,然后在企业支出上还会增加,而且大部分企业都不会在账户上存着很多现金。所以,如果企业由于疫情导致业务停摆,没有收入,那么他们的现金流压力就会非常大。

这样的现象在餐饮这些生活服务业中更加明显,一方面他们年前都会置备非常多的原材料,甚至是贷款去置备,如果疫情期间没有任何收入,那么其实是遭受到了双重的打击。

爱分析:这种影响对于报销费控的需求有没有明显的推动作用?

马春荃:会有一定推动作用,就像大家逐步去接受了在钉钉、企业微信中开会,去做组织架构的管理,去分派和管理任务,那么在钉钉、企业微信上做报销费控也就是顺理成章的了。

近几周我们看到,已经有一部分企业开始陆续恢复生产。在这个阶段,由于企业资金压力比较大,对于预算费控的需求也更加强烈了。我们近期一直都在做线上的课程,主要面向企业的财务部分,教大家怎么在疫情期间重新做预算,大家参与也非常踊跃。

但是,我认为报销费控的最根本的推动因素还是国家的电子发票政策。

爱分析:易快报做了哪些措施以应对疫情?

马春荃:我们的措施包括有几点。

第一,为了保障客户不因疫情受到损失,我们决定二月份为全国老客户的免费使用期,即在合同期上延长服务一个月,疫区则为三个月。如果三月份疫情还没有结束,免费期还会向后延。

第二,我们决定将二月份获得的新客户的全部收入捐赠给疫区,助力抗击疫情。

第三,从市场角度,我们正在重点做好各种线上课程,既能满足企业如何制定预算的需求,也可以获得销售线索等待后续转化。目前是每两天会有一堂课,每堂课都是数千人在线。

第四,我们会结合线下区域合作伙伴,整合资源,直接把我们的产品更快输送下去,用远程的方式做客户的售前沟通。

第五,最重要的事情是我们正在做内部培训和制度建设,等到疫情结束就可以先人一步。

电子发票政策是报销费控SaaS的有力“助推器”

爱分析:国家的电子发票政策是如何促进报销费控市场的?

马春荃:电子发票的推广完全是政策导向的,也是一个系统性的工程,比如国税的电子发票平台也已经建设完成。

其实第一张电子专票在2018年8月份就已经开出来了,预计2020年,国家会继续推广电子普票,同时试点电子专票。另外,深圳前海从今年1月1日开始已经全面推行电子发票。

所以,从长期来看电子发票的普及是不可逆的趋势。受国家政策的影响,SaaS化的报销费控平台的市场会越来越蓬勃。

爱分析:目前来看,企业对于电子发票的使用程度与预想似乎尚有些距离,比如很多企业还是习惯要求员工打印电子发票,再进行贴票并存档,其中的主要原因是什么?

马春荃:主要的原因是电子发票的普及程度还不够。现阶段,在企业日常管理中,电子发票可能只占到所有发票的30%。那么从管理的角度来看,如果要对发票进行统一审计,不但需要翻纸质发票,还要到电脑里去查电子发票,管理成本是比较高的。

但这只是一个过渡性方案,如果未来有90%的发票都是电子发票,那么事情肯定就完全反过来了。在从30%到90%之间,肯定有一个临界值。到了临界值之后,财务人员就会明显感受到打印电子发票带来的成本,会考虑通过在线化的手段来管理电子发票。

而且还有一个重要的点就是,电子发票还会经常出现多次打印的情况,而打印出来的电子发票的辨识度是非常低的,这会导致发票管理变得混乱,甚至出现重复报销,这必然会倒逼企业改变电子发票的管理方式。而我们的报销费控SaaS平台,通过在线化的方式管理电子发票,就不会存在发票重复报销的情况。

此外,在2015年12月,财政部会计司和档案局也已经联合发文,强调电子存档是有法律效力的,也就是说法律已经认可了电子发票作为存档的有效性。

爱分析:电子发票的推广对于国家核查企业税收是否有帮助?

马春荃:是的,因为电子发票是全国联网的,它的电子存档都在国税总局手里。这就会导致只要别人给你的公司开票,财务可能都没记账,甚至都不知道,国税总局的底账系统里就已经有记录了。

有了联网的发票平台,国家就可以用大数据去看企业和行业的收入支出比例,得出一些分析模型。这样如果国家发现某些企业的某项支出急剧升高,比如一家规模不大的公司的办公用品费用突增,那么就会判定为异常,就会对企业进行查税。

爱分析:易快报是如何去对电子发票的真实性和唯一性进行查验的?

马春荃:我们对接了百望云、大象慧云、微信电子发票这些开票的提供商,对电子发票进行查验,而他们则是对接国税的底账系统。

产品覆盖个人垫付、企业对公报销全场景,做服务型企业的费控管理平台

爱分析:在员工的差旅报销过程中,大部分企业仍然要求员工垫付后报销吗?是否也会有企业采用“事前审批+对公支付”的模式?

马春荃:在很多中低频次、时效性不强的场景中,很多企业也是接受和采用对公支付的模式。比如某位员工去上海出差,要订机票或者火车票,那么肯定需要事先走审批流程,领导肯定是事先知晓的。这种情况下,是可以采取对公支付的模式的。这种模式的好处就是可以把事后报销的过程消灭掉,简化了报销的流程,这也是我们未来的发展方向之一。

在很多时效性比较高的场景中,比如通过企业滴滴打车,如果要走这种模式,一定需要有明确的规则才能够实行。比如要求员工必须是加班到9点或者10点以后,出发地点必须是公司等等。

爱分析:根据易快报客户的情况来看,企业员工的个人垫付后报销大约占企业总支出的多大比例?

马春荃:在一些非公对公的支出上面,基本都是员工垫付报销,而公对公的支出基本都是直接走企业账户。而个人垫付报销占总支出的比例,大概会在10%左右。

爱分析:我们看到易快报的产品模块中,还包括企业对公业务支出的管理,这样的功能模块是否与ERP系统中的对公采购模块比较类似?主要面向哪些企业的应用场景?

马春荃:两者的其实定位是不太一样的。使用ERP最多的企业都是生产型企业,因为ERP是以生产为核心的,但服务型企业一般没有ERP。比如律师事务所、新闻媒体这些服务型企业,一般没有原材料的支出,而支出一般都是办公费用、差旅、会议等支出,这些都不在传统的ERP的考虑范围内。

从经济的整体发展阶段来看,现在中国也已经进入了工业化后期,就像欧洲70年代那样,服务业的比例越来越高,包括现代服务业、生活服务业等等。未来,甚至生产型企业也会逐步走向服务化,比如工厂里面的工人都会被机器人取代,企业只剩下了营销、客服和实施团队。

这些服务型的团队是不需要ERP的,日常办公用钉钉、企业微信都能解决。但是问题也随之而来,就是企业的所有审批流程都在钉钉和企业微信里面,但这些协同办公软件主要不是解决费用的管理问题的。所以,我们的对公支出管理模块就是为了解决这些问题,而并不是为了取代ERP。

现代服务业亟需精细化财务核算,“业财一体化”让企业真正做到“组织在线”

爱分析:从2018年到现在,易快报的业务和战略层面的发生了哪些变化?

马春荃:主要有两方面变化:第一,我们的产品平台从财务报销逐步过渡到财务中台,财务中台可以支撑更复杂的企业业务模型,包括支出、预算以及业务系统间的打通对接。第二,随着电子发票的普及、企业精细化管理的推进,越来越多的客户选择易快报,因此我们的业绩高速增长。

爱分析:如何理解易快报的“业财一体化”?

马春荃:业财一体化的价值在于触及了现代服务业亟需精细化核算的痛点。

在生产型企业的ERP中,已经完全能够将核算的颗粒度精确到生产线上的每一个制品,这就是生产型企业的“业财一体化”。而易快报讲的“业财一体化”更多的是针对于现代服务业的,而生产型企业的业财一体化已经在ERP中实现,我们不去重复造轮子。

在服务型企业中,如果没有实现业财一体化,那么当企业完成一个工作项目的时候,项目花的钱和收的钱,其实是没有及时反应出来的,因此核算出来的财务数据就是完全滞后的,或者是颗粒度非常大的。核算周期越长,核算口径就会越粗,那么费用管控的效率就会越低。

而如果实现了业财一体化,那么就可以对业务和财务数据进行更细粒度、更短周期的核算。举个例子,员工为了拜访客户打了个车,花了多少钱,都能记到对应的项目里面来,项目提成的计算也更加有客观依据。业财一体化的另一个用途就是可以以收定支,在项目进行中就可以看到项目的收益,并且以此为依据进行预算规划。

过去钉钉一直在讲“组织在线”,而组织的关系本质上是利益的关系,当利益关系无法准确进行计算,那么组织的关系就会变松散。因此,我认为只有实现了业财一体化,才能真正做到组织在线。

爱分析:为了实现“业财一体化”和“组织在线”,易快报会去连接哪些业务数据?

马春荃:主要有两类数据。一类是业务系统中的核算维度,比如客户、供应商、项目。另一类是动态数据,比如客户的每笔回款,向供应商的每笔支出。

而数据的来源也是多方面的,比如针对销售部门,业务系统就是CRM系统,针对采购部门,业务系统就是采购系统。基于这些数据,易快报能够实时形成分析报表,帮助企业尽早做出相应的财务策略。

爱分析:如果易快报要对接CRM等业务系统,一般是通过怎样的方式来做?

马春荃:我们和主流的CRM系统之间都是有标准接口的。针对非主流的系统,我们可以通过数据互联平台进行低成本的实现。

爱分析:如何理解“财务中台”的概念,和“业财一体化”是同一概念吗?

马春荃:有类似之处,但也有不太一样的地方。业财一体化是线性的,强调的是财务与某条业务线之间的打通。但财务中台的价值在于贯通多个业务系统,与不同业务系统做广泛的连接。

我们有个房地产行业的集团型客户,有三十几个子公司,不但有开发商,还有物业公司,还有做O2O业务的,业务差异很大。这家集团在统计财务数据的时候,都是通过Excel表格的方式进行汇总,来自不同子公司的数据都是五花八门的,口径不完全一致。针对这样的客户,只有通过财务中台,才能够将他们的统计口径进行统一。

充分融入大厂生态,客群主推中型企业,产品与体验是核心竞争力

爱分析:现在的拓客有哪几种模式?

马春荃:主要分直销和分销。直销包括投放、线下拜访、市场活动、老客户转介绍等。分销通过用友、金蝶、钉钉等战略合作伙伴来进行。

爱分析:在一些大客户的项目中,易快报一般会联合哪些厂商推出联合解决方案?

马春荃:主要是主流的CRM、ERP以及项目管理系统的厂商。当然,在具体项目中,有可能是带着方案获得商机,也有可能是双方通过商机进入项目后再形成方案。当然对于我们这类创业公司来说,更多的还是主流厂商来带我们进入大项目。

爱分析:易快报的客群分布在哪些行业?一般都是怎样的规模和体量?

马春荃:互联网、教育、房地产、餐饮、金融等行业客户都比较多。当然我们的赛道产业比较特殊,每个公司都会涉及报销,所以整体潜在客户规模是非常庞大的。目前拓客更主要的区别在人员规模上,我们主要面向50人以上、3000人以下规模的中型企业。

爱分析:在整个报销费控SaaS市场中,易快报的优势是什么?

马春荃:我们最主要的优势是产品功能的丰富度,因为只靠单一产品和功能点,很容易被竞争对手挤掉。其次是产品的体验和服务特点。

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